Le Cabinet a établi une politique de protection des données à caractère personnel qui vous informe des pratiques du cabinet API AVOCATS (le « Cabinet ») concernant le traitement des données à caractère personnel collectées (les « Données Personnelles ») dans le cadre de son activité d’avocat.
Le présent document est une synthèse de la politique de protection des données à caractère personnel du Cabinet, qui vous sera communiquée à votre demande et/ou dans le cadre d’une proposition d’intervention.
Il est rappelé que le site internet du Cabinet ne collecte aucune Donnée Personnelle.
1.Collecte des Données Personnelles et bases légales du traitement des Données Personnelles
Le Cabinet est susceptible de collecter des Données Personnelles lorsque vous souhaitez échanger avec les avocats du Cabinet ou lorsque vous confiez un dossier au Cabinet.
Les Données Personnelles susceptibles de faire un traitement par le Cabinet sont notamment :
- l’identité de ses interlocuteurs (nom, prénoms, adresse électronique, numéro de téléphone (fixe ou mobile)) ;
- l’identité des personnes physiques (nom, prénoms, date et lieu de naissance, domicile, adresse électronique, numéro de téléphone (fixe ou mobile)) des dirigeants, associés, salariés et cocontractants d’une personne morale.
Le Cabinet ne collecte aucune Donnée Personnelle dite « sensible ».
Suivant les circonstances, le traitement des Données Personnelles par le Cabinet repose sur :
- le consentement ;
- l’exécution d’une mission confiée au Cabinet ;
- l’intérêt légitime du Cabinet à traiter certaines données (notamment en vue de la gestion de la relation avec le client) ;
- la conformité avec la loi.
Le Cabinet traite seulement les Données Personnelles adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la poursuite des finalités prévues dans la présente politique de protection des données à caractère personnel.
2.Responsable du traitement
Le responsable du traitement des Données Personnelles est la société API AVOCATS (cabinet@api-avocats.com).
3.Finalités du traitement
Les Données Personnelles sont traitées par le Cabinet afin de lui permettre d’assurer :
- le traitement des dossiers et leur suivi ;
- la bonne gestion de la relation avec le client et de la comptabilité du Cabinet ;
- la facturation du client ;
- la gestion des droits du client sur ses Données Personnelles ;
- le respect par le Cabinet de la réglementation en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ;
- la défense de ses intérêts (recouvrement d’honoraires, etc.) ;
- l’archivage des dossiers.
4.Destinataires des Données Personnelles
4.1. Seules les personnes habilitées par le Cabinet (en interne et/ou ses sous-traitants) pourront avoir accès aux Données Personnelles collectées et traitées par le Cabinet, pour les seules finalités prévues à l’article 3 de la politique de protection des données à caractère personnel et sous réserve du respect du secret professionnel, à savoir notamment :
- tout avocat, juriste et/ou stagiaire exerçant au sein du Cabinet ;
- tout tiers qui serait amené à intervenir dans le cadre du dossier confié au Cabinet (avocat exerçant dans un autre cabinet, partenaire, huissier de justice, expert judiciaire, etc.) ;
- tout prestataire de services du Cabinet (informaticien, comptable, société d’archivage, fournisseur de messagerie professionnelle, éditeur de logiciel, etc.), étant précisé que ledit prestataire n’aura accès qu’aux informations strictement nécessaires à l’exécution de sa mission ;
- autorités et/ou juridictions judiciaires ou administratives.
4.2. Les Données Personnelles peuvent être transférées vers des pays situés hors de l’Union européenne par l’intermédiaire des outils informatiques que le Cabinet utilise et des partenariats qu’il conclut dans le cadre de son activité.
Le cas échéant, le Cabinet vérifie que tout transfert de Données Personnelles vers des pays situés hors de l’Union européenne est encadré, de façon à garantir leur sécurité :
- en s’assurant que le pays concerné est reconnu comme présentant un niveau de protection suffisant et adéquat selon la Commission européenne ;
- en recueillant le consentement du client préalablement à un tel transfert.
5.Durée de conservation et archivage
Le Cabinet conserve les Données Personnelles seulement pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la règlementation en vigueur.
6.Sécurité et confidentialité des Données Personnelles
Le Cabinet s’engage à prendre toutes les mesures raisonnablement nécessaires à la sécurisation, la protection, l’intégrité et la confidentialité des Données Personnelles traitées par ses soins.
A cet égard, le Cabinet met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de prévenir toute violation de données et de protéger les Données Personnelles contre toute intrusion malveillante, altération, déformation, endommagement, perte, destruction ou divulgation à des tiers non autorisés (notamment par la protection physique des locaux du Cabinet, la mise en place d’un procédé d’authentification avec un accès informatique sécurisé par un identifiant et un mot de passe personnels et confidentiels et la sauvegarde régulière et sécurisée des Données Personnelles).
Les Données Personnelles ne sont ni anonymisées, ni pseudonymisées, ni cryptées par le Cabinet.
7.Droits sur les Données Personnelles et modalités d’exercice
7.1. Dans les conditions définies par la Loi Informatique et Libertés et le RGPD, les personnes physiques disposent, à tout moment, de la faculté de :
- s’opposer, (i) pour des raisons tenant à leur situation particulière, au traitement de leurs Données Personnelles, ayant comme base légale l’intérêt légitime du Cabinet, sauf motifs légitimes impérieux ou en cas de traitement pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice et (ii) à la prospection commerciale (droit d’opposition) ;
- accéder à et demander la communication de l’ensemble de leurs Données Personnelles les concernant (droit d’accès) ;
- demander la rectification, la complétion et/ou la mise à jour de leurs Données Personnelles si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées (droit de rectification) ;
- demander la suppression de leurs Données Personnelles pour des raisons légitimes ou lorsque leur utilisation n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées (droit d’effacement) ;
- demander la limitation du traitement de leurs Données Personnelles (droit à la limitation du traitement) ;
- si les exigences légales sont remplies, recevoir les Données Personnelles fournies au Cabinet dans un format lisible et transmettre ces Données Personnelles à une autre personne (droit à la portabilité des données) ;
- solliciter du Cabinet la communication des informations relatives aux catégories des Données Personnelles collectées et traitées, aux finalités et aux bases légales du traitement, aux destinataires des Données Personnelles, à la durée de conservation des Données Personnelles, au transfert des Données Personnelles vers des pays situés en dehors de l’Union européenne, etc. (droit d’information).
En outre, les personnes physiques disposent du droit, à tout moment, de retirer leur consentement au traitement de leurs Données Personnelles sans que cette révocation n’affecte le traitement effectué antérieurement (droit de retrait du consentement).
Elles disposent également du droit de définir des directives générales et particulières prévoyant la manière dont elles entendent que soient exercés, après leur décès, les droits mentionnés dans le présent article.
En cas de difficultés rencontrées avec le Cabinet concernant le traitement de leurs données personnelles ou les modalités d’exercice de leurs droits, et à tout moment, les personnes concernées disposent du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
7.2. Les droits mentionnés à l’article 7.1 ci-dessus peuvent être exercés :
- par courriel à l’adresse suivante : cabinet@api-avocats.com
- par courrier postal : à l’attention de Me Anna PICOT
Cabinet API AVOCATS
61 avenue de la Grande Armée – 75116 PARIS
En cas de doute sur l’identité de la personne sollicitant l’exercice des droits susvisés, le Cabinet pourra demander des informations supplémentaires, y compris, lorsque la situation l’exige, la photocopie d’un titre d’identité portant la signature de son titulaire.
7.3. En application des obligations déontologiques s’appliquant à la profession d’Avocat, les Données Personnelles susceptibles d’être collectées et traitées par le Cabinet sont couvertes par le secret professionnel, régi par l’article 2 du Règlement Intérieur National de la profession d’Avocat.
A ce titre, en application de l’article 14, paragraphe 5, e) du RGPD, le Cabinet sera exempté de faire droit à la demande de tout tiers tendant à l’exercice des droits mentionnés à l’article 7.1..